La gestione documentale è l'insieme di processi e strumenti per creare, organizzare, archiviare, condividere e conservare i documenti digitali e fisici in modo efficiente, dalla loro formazione fino alla conservazione a norma, tramite software specifici (EDMS) che automatizzano flussi, controllano versioni e garantiscono sicurezza, fondamentale per la trasformazione digitale e la conformità normativa, riducendo costi e migliorando l'efficienza aziendale.
Possiamo definire la gestione documentale come la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.
Indipendentemente da come un documento nasca (cartaceo o in formato digitale), al suo interno contiene dati e informazioni che necessariamente devono essere acquisiti e archiviati, oltre che essere disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo.
I dati contenuti possono avere diverso significato (amministrativo-contabile, giuridico, commerciale, etc.) ma la loro corretta e organizzata gestione è fondamentale ed è diventata un processo sempre più strategico all’interno della singola organizzazione aziendale, sia che si tratti di una piccola realtà che in caso di medie o grandi imprese.
